Um consultório ou clínica médica pode ser considerada uma empresa, pois precisa de “clientes” para que a atividade flua, de bons médicos, de colaboradores que realizem os processos e de uma boa gestão para que nenhuma ponta fique solta, até o administrativo e financeiro. 

Muito antes do atendimento do médico, da consulta em si ou do procedimento, vem o profissional que atende o telefone, que deve representar a filosofia do espaço. Depois; a secretária, enfermeira, o médico e um  profissional que cuida da gestão do negócio.

Nem todos conseguem ter esta estrutura já no começo da vida profissional, mas com o tempo, o aumento da demanda, vai precisar ampliar e para isso, a clínica precisa estar organizada e preparada desde o início. 

Vamos listar a seguir 8 dicas bem importantes para você gerir  e organizar uma clínica médica. Entenda:

Conheça e entenda sua rotina de trabalho

Dentro dos primeiros meses de trabalho, você já vai conseguir identificar o tempo que demora uma consulta, lembrando que há diferença entre o primeiro contato, em que deve ser feito um reconhecimento do paciente, além de identificar os sintomas. Os retornos ou entrega de exames tem um tempo mais curto de duração. Isso tudo deve estar contabilizado para organizar a agenda, evitando a rotina estressante com uma sequência apertada de atendimentos.

Com estes dados registrados, é possível compreender quantas consultas podem ser feitas em um dia de trabalho, para não exceder o limite e evitar também que os pacientes fiquem aguardando muito tempo pelo atendimento. Deve ser contabilizado também, se há necessidade de fazer pausas entre um número determinado de consultas. 

Se beneficie da tecnologia para organizar os processos

Na atualidade não se pode pensar em manter os registros em uma agenda engessada de papel. Com inúmeros sistemas completos de gerenciamento de clínicas médicas que o mercado oferece, você não pode ficar perdendo tempo. A agenda eletrônica permite que você faça as alterações necessárias de maneira mais rápida e fácil, além de poder ver os agendamentos de qualquer dispositivo com acesso à internet.

Ainda esta ferramenta tem a eficiência de organizar a fila de espera, além de reorganizar a agenda com os remanejamentos necessários. Isso tudo sem precisar acionar a borracha ou o corretivo, mas em apenas um clique.

 Ainda, se na mesma clínica, atuam vários médicos, manter uma agenda digital compartilhada é fundamental e oferece segurança para que os profissionais tenham acesso às informações dos pacientes.

Treine sua equipe

Não são os médicos que recebem os pacientes e fazem o primeiro contato, mas sim os colaboradores. Por isso da importância em ter uma  equipe  bem treinada e que realmente entenda a proposta e  os objetivos da clínica.

Para garantir que o profissional tenha um alto padrão de atendimento, que faça jus ao perfil do negócio, é fundamental que sejam feitos treinamentos, para receber bem, deixar os pacientes à vontade enquanto esperam pela consulta ou procedimento.  Ouvir a opinião das pessoas com relação ao som, ao ar condicionado e outros fatores que possam interferir no bem estar do paciente, também é fundamental. Esta abordagem deve ser feita com respeito e educação, sem ser invasiva. 
 

Tenha um serviço de copa

Manter um espaço aprazível e leve, também é uma forma de atender bem tanto o paciente quanto o acompanhante, enquanto esperam pela consulta. Oferecer acesso ao café, água ou chá, são algumas das opções para garantir a boa imagem do local. 

Instalar uma máquina que fornece vários tipos de bebidas quentes ou geladas também é uma opção. Assim, a impressão que você passa para seu paciente, é que a clínica se importa com ele e seu bem estar.

Móveis confortáveis e acessibilidade

A decoração do consultório deve refletir a sua personalidade. Discreto? Minimalista? Clean? Qualquer que seja a sua escolha, na hora de comprar os móveis é fundamental pensar no bem estar e comodidade dos pacientes. Não é só na beleza do espaço, se é aconchegante, confortável, mas também precisa ser funcional.

Outra questão bem importante, é a acessibilidade, afinal, nunca se sabe se o próximo paciente tem algum tipo de limitação. Por isso, tanto ao entrar no consultório quanto aos banheiros e outras salas, devem ter acesso facilitado, sem restrição.

Reserve um horário do dia para resolver questões burocráticas

Para manter a organização dos processos internos na clínica, reserve um horário para responder e-mails, atender representantes comerciais, encaminhar receitas ou despachar com a secretária sobre pacientes que ligaram pedindo alguma orientação. 

Se você não tiver esse tempo organizado, vai intercalando estas atividades com as consultas, além de atrasar os atendimentos, ainda vai se distrair entre uma tarefa e outra. Com horários pré determinados, você não vai negligenciar algo que era importante e não vai deixar clientes esperando até que resolva estas questões.
 

Mantenha o controle de estoque de insumos

Assim como qualquer empresa, uma clínica também precisa manter um estoque de materiais  e insumos utilizados. A gestão dos recursos para aquisição de equipamentos, materiais descartáveis e utensílios deve ser feita de forma rigorosa.

Neste item também entra um bom sistema de gestão, especialmente para clínicas médicas, que ajudam na contabilidade dos itens em estoque, não deixando que faltem materiais. 
 

Defina as metas financeiras

Além de todo o trabalho diário no trato com os pacientes, a gestão de uma clínica também é um ponto muito importante a ser observado e não pode ser negligenciado, afinal, é preciso pagar as contas e ainda sobrar renda.

Por isso é preciso estabelecer metas e projeções financeiras, além de definir meios de atingi-las. Com conhecimento do cenário, é preciso que cada setor tenha metas, como reduzir custos, prospectar novos  e fidelizar pacientes, melhorar o atendimento,  além de manter maior assertividade nos agendamentos, tudo isso com o objetivo de melhorar os rendimentos da clínica.
 

Dicas rápidas

Ainda dentro das dicas para organização de uma clínica médica, você pode:

Estabelecer  prioridades;

Fazer uma boa gestão da agenda médica;

Adotar um software eficiente para a gestão de clínicas médicas;

Definir quais são as melhores políticas para a sua clínica médica;

Ter um plano de emergência.